Tout projet d’aménagement comme déménager dans de nouveaux locaux ou réaménager les espaces de travail de vos collaborateurs crée un gros changement pour vos équipes. Et qui dit changement, dit parfois des réticences. Mais il existe une solution efficace contre la résistance au changement : la co-construction du projet avec les salariés grâce à une étude d’usage. L’entreprise HAITIAN située à Izernore dans le département de l’Ain a pu en bénéficier. Mais cette co-construction a d’autres effets positifs sur les salariés et même sur les résultats de l’entreprise.

L’étude d’usage, la première étape pour un aménagement de vos bureaux professionnels réussi et bien accepté.

Pour rappel, il y a 5 étapes dans l’aménagement de vos espaces de travail professionnels :

• L’étude des besoins
• La transformation des besoins en plans 2D / 3D
• La finalisation de la conception avec les plans détaillés et la liste du mobilier à sourcer
• La consultation des fournisseurs de mobiliers éco-responsables
• La livraison, l’installation du mobilier professionnel et le bilan

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Aujourd’hui, il sera question de la première étape qui permet dès le début du projet d’inclure les équipes dans le processus de conception pour :

• lancer le projet de déménagement ou de ré-aménagement,
• mobiliser les collaborateurs autour de ce gros changement,
• créer la feuille de route, le cahier des charges du projet du (ré)aménagement qui améliorera les performances.
   

Qu’est-ce que l’étude d’usage pour un projet d’aménagement d’espaces de travail ?

C’est une démarche de co-construction de projet. Cette démarche inclut activement les acteurs de l’entreprise, ceux qui vont travailler dans les espaces de travail réaménagés. Car ce sont les mieux placés pour connaître les besoins que requièrent leurs tâches quotidiennes ainsi que leurs contraintes.

L’objectif est donc de partir de situations de travail réellement vécues chaque jour par les collaborateurs. Elle se fait souvent sous forme d’un atelier participatif.

Pourquoi faire appel à un prestataire pour réaliser cette étude d’usage ?

Les gros changements dans la vie de votre entreprise méritent toute votre attention. L’aménagement des espaces de travail en est un. Il touche au quotidien des salariés, à leurs habitudes, leurs routines, leurs outils de travail, leur espace personnel dans l’espace collectif, les espaces collectifs de socialisation. C’est un enjeu important non seulement pour le bien-être du personnel, mais aussi pour les performances de l’entreprise, et même pour son image de marque.

Mettre un peu de neutralité dans cette transformation permet de la rendre plus transparente donc plus acceptable. Loin des influences des historiques et passifs entre les collaborateurs ou des habitudes de travail datées ou obsolètes.

De plus, un professionnel sera plus à même de proposer des solutions plus adéquates, plus innovantes, plus nombreuses, tirées de son expertise ou de son expérience dans d’autres entreprises. Il saura également éviter certaines erreurs qu’un non-initié n’aurait pas repérées.

C’est pourquoi confier cette étape à une entreprise extérieure est une option à envisager sérieusement.

Un exemple avec l’aménagement de locaux dans l’Ain à Izernore 

Le client, HAITIAN, souhaitait mettre ses locaux d’Izernore à son image en rénovant et en aménageant les 200 m2 existants d’une manière à la fois esthétique et fonctionnelle.

Il est alors décidé que l’étude d’usage serait réalisée via un atelier.

 
L’atelier a duré 2 heures. Son but était de co-construire les espaces de l’entreprise (les bureaux, la salle de réunion, l’accueil, la salle de pause et les vestiaires) avec les équipes.
 
Ceci, en décryptant leurs attentes et leurs besoins sous forme d’exercices et de jeux en groupe et en individuel.
 
Concrètement, Action Ricochée s’est déplacée dans les bureaux du client et a rencontré les collaborateurs. Lors de l’atelier, c’est une journée type qui a été décomposée afin de bien préciser (entre autres) combien de personnes se rencontrent, où et de quels matériels elles ont besoin.
 

L’étude d’usage permet de fédérer les équipes autour du projet de réaménagement

Grâce à cette étape de co-création les équipes se sentent écoutées et parties prenantes du projet. Les faire participer à l’élaboration de cette transformation leur permet d’y adhérer plus facilement.

Et même plus ! Cela évite les aménagements hors sol, inadaptés ou qui auraient donné la priorité au design par exemple.

Les aménagements collent à leurs pratiques.

Un projet de réaménagement co-construit améliore la performance de l’entreprise

 
Une distribution des espaces de travail personnalisée et bien pensée permet aux salariés de se sentir bien au travail, de gagner du temps et par conséquent d’améliorer leurs performances.

Chaque collaborateur plus efficace et plus rapide, c’est un gain de performances non négligeable pour l’entreprise et les résultats globaux.

Grâce à l’étude d’usage, non seulement vous faites tomber les barrières au changement, en faisant participer vos collaborateurs. Mais en plus, vous leur permettez de travailler dans de meilleures conditions, plus adaptées à leurs tâches quotidiennes. Ils sont plus rapides, plus efficaces et leur bien-être au travail augmente. Et c’est toute la mécanique de l’entreprise qui fonctionne mieux pour des gains de productivité accrus.

*************** Alors, si vous avez des projets d’emménagement, de déménagement ou de réaménagement de vos locaux professionnels et que vous souhaitez faire participer vos équipes à ce changement, contactez-moi et discutons-en.